Một lá thư của người quen nói rằng hai bạn yêu nhau thật và xứng đáng được đoàn tụ gần như không có giá trị nào. Nhưng cùng người ấy, viết theo cách khác, lại tạo ra một bằng chứng dùng được.
Vì sao thư chung chung vô ích
Người đọc không kiểm chứng được một lời khẳng định về tình cảm. Họ cũng đã đọc hàng nghìn lá thư giống hệt nhau, viết theo cùng một mẫu.
Thứ kiểm chứng được là dữ kiện: người viết đã chứng kiến điều gì, khi nào, ở đâu. Đó mới là nội dung nên có.
Ba câu hỏi thư phải trả lời
Người viết là ai và quan hệ thế nào với hai bạn. Họ biết hai bạn từ khi nào và qua đâu. Và họ đã chứng kiến những sự việc cụ thể nào.
Ba câu này biến một lời khẳng định thành một lời làm chứng. Khác biệt về sức nặng là rất lớn.
Kể sự việc, không nêu ý kiến
Thay vì viết rằng hai người rất yêu nhau, hãy viết rằng vào tết năm nào, cả hai tới nhà tôi ăn cơm cùng gia đình, và tôi gặp họ vài lần mỗi năm từ đó tới nay.
Câu thứ hai kiểm chứng được và nó khớp với các bằng chứng khác trong hồ sơ. Câu thứ nhất thì không.
Ai nên viết
Người có quan hệ rõ ràng và kiểm chứng được: cha mẹ hai bên, anh chị em, chủ nhà cho thuê, đồng nghiệp, hàng xóm.
Chủ nhà và hàng xóm thường có giá trị cao vì họ chứng kiến việc sống chung mà không có động cơ cá nhân. Đây là nhóm ít ai nghĩ tới.
Thông tin của người viết
Họ tên đầy đủ, địa chỉ, số điện thoại, và bản sao giấy tờ tuỳ thân. Kèm chữ ký và ngày viết.
Điều này cho cơ quan khả năng liên hệ kiểm chứng. Và chính khả năng kiểm chứng ấy làm giảm nhu cầu kiểm chứng, vì một lá thư có thể xác minh được thì ít bị nghi.
Công chứng chữ ký
Không bắt buộc ở mọi nơi nhưng nó tăng sức nặng đáng kể, vì nó xác nhận người ký thật sự là người đó.
Với thư của người ở nước ngoài, hãy hỏi về hình thức được chấp nhận. Một số nơi yêu cầu lời khai theo mẫu tuyên thệ chứ không phải thư thường.
Số lượng hợp lý
Ba tới năm lá thư từ những người ở các vị trí khác nhau tốt hơn hai mươi lá từ họ hàng. Sự đa dạng của nguồn quan trọng hơn số lượng.
Hãy chọn: một từ mỗi bên gia đình, một từ người ngoài như chủ nhà hoặc đồng nghiệp, và một từ bạn thân chứng kiến quá trình.
Đừng viết hộ
Năm lá thư cùng văn phong, cùng bố cục, cùng cách diễn đạt là dấu hiệu rõ rằng chúng do một người soạn. Điều này làm cả năm lá mất giá trị.
Hãy để mỗi người tự viết theo cách của họ, kể cả khi văn phong vụng. Bạn chỉ nên nói cho họ biết ba câu hỏi cần trả lời.
Thời điểm viết
Thư nên được viết gần thời điểm nộp hồ sơ và ghi rõ ngày. Một lá thư viết từ ba năm trước cho một mục đích khác sẽ bị hỏi vì sao có sẵn.
Nhưng đừng để tất cả cùng một ngày. Năm lá thư cùng ký một ngày trông giống việc bạn đi gom trong một buổi, và nó làm giảm giá trị của cả nhóm.
Dịch thuật
Thư tiếng Việt cần bản dịch công chứng. Hãy dịch nguyên văn, kể cả phần diễn đạt vụng, thay vì để người dịch làm cho hay lên.
Một bản dịch được trau chuốt quá mức cũng tạo ra sự đồng đều đáng ngờ giữa các lá thư của những người rất khác nhau.
Gợi ý cho người viết
Hãy gửi cho họ ba câu hỏi chứ đừng gửi một bản nháp. Nếu bạn đưa mẫu, họ sẽ chép lại và lá thư mất đi chính thứ làm nó có giá trị.
Cũng nên nói với họ rằng không cần viết hay, chỉ cần viết đúng những gì họ thật sự biết. Một lá thư ngắn kể hai ba sự việc cụ thể mạnh hơn nhiều so với một trang đầy lời tốt đẹp.
Vị trí trong hồ sơ
Thư làm chứng thuộc tầng bổ trợ. Đừng để nó thay thế cho bằng chứng tầng một và tầng hai, và đừng nộp một hồ sơ mà nó là phần dày nhất.
Vai trò của nó là xác nhận và làm sống động câu chuyện mà các chứng từ khác đã dựng nên. Đúng vai trò ấy thì nó có ích thật.
Hỏi đáp
Thư của cha mẹ có bị coi là thiên vị không?
Được tính nhưng người đọc biết có quan hệ thân. Vì vậy nên có thêm thư của người ngoài gia đình.
Người viết có bị gọi hỏi không?
Hiếm nhưng có thể. Hãy chắc rằng số điện thoại còn dùng được và người đó biết mình đã viết gì.
Thư viết tay hay đánh máy?
Cả hai đều được. Viết tay đôi khi tự nhiên hơn nhưng phải đọc được rõ.
Có mẫu thư nào chuẩn không?
Đừng dùng mẫu. Người đọc nhận ra mẫu ngay và nó làm lá thư mất giá trị.
