Có tiền và chứng minh được là hai việc khác nhau. Nhóm giấy tờ này quyết định con số nào của bạn được công nhận, và với nhiều người, con số được công nhận nhỏ hơn con số thật khá nhiều.
Tài liệu cốt lõi: hồ sơ thuế
Bản sao tờ khai thuế đã nộp, hoặc bản trích xuất từ cơ quan thuế, cho một hoặc vài năm gần nhất. Đây là tài liệu có sức nặng cao nhất.
Hãy xin bản chính thức từ cơ quan thuế thay vì bản tự in. Nhiều nước có dịch vụ trực tuyến cấp bản trích xuất trong vài phút.
Với người làm công ăn lương
Ba thứ: hồ sơ thuế, bảng lương vài tháng gần nhất, và thư của chủ sử dụng lao động xác nhận vị trí, mức lương và tính chất công việc.
Thư của công ty nên ghi rõ đây là hợp đồng không xác định thời hạn hay có thời hạn, vì tính ổn định là yếu tố được xét.
Giữ bản gốc và bản dịch
Hồ sơ thuế thường phải nộp nhiều lần qua các giai đoạn của hồ sơ. Hãy xin dư vài bản ngay lần đầu và làm bản dịch nếu cần.
Với hồ sơ chờ nhiều năm, bạn sẽ nộp lại hồ sơ thuế của những năm mới. Giữ nguyên cách trình bày và cách dịch giữa các lần để người đọc dễ đối chiếu.
Với người tự kinh doanh
Khó hơn và cần nhiều tài liệu hơn: hồ sơ thuế của doanh nghiệp và của cá nhân, báo cáo tài chính, đăng ký kinh doanh, và sao kê tài khoản.
Thu nhập của chủ doanh nghiệp thường dao động theo năm. Hãy nộp nhiều năm để cho thấy một mức trung bình ổn định thay vì chỉ nộp năm cao nhất.
Thu nhập từ cho thuê
Hợp đồng thuê, chứng từ nhận tiền qua ngân hàng, và phần kê khai thuế tương ứng. Thiếu phần thứ ba thì khoản này thường không được tính.
Đây là loại thu nhập mà nhiều người Việt có nhưng không kê khai. Nếu bạn dự định dùng nó, hãy bắt đầu kê khai từ vài năm trước khi nộp.
Thu nhập không ổn định
Làm tự do, làm theo dự án, hoặc thu nhập theo mùa. Hãy nộp nhiều năm và kèm một bản giải trình về tính chất công việc.
Cơ quan xét quan tâm tới khả năng duy trì chứ không chỉ tới con số một năm. Một lịch sử ổn định qua ba năm thuyết phục hơn một năm rất cao.
Sao kê ngân hàng
Bổ trợ cho các tài liệu trên, cho thấy dòng tiền thật khớp với con số đã khai. Nộp liên tục cả giai đoạn, không cắt rời từng trang.
Nếu sao kê cho thấy thu nhập cao hơn phần đã kê khai, hãy chuẩn bị giải thích. Chênh lệch này là chỗ hay bị hỏi tới.
Thư của công ty nên có gì
Tên và chức danh của bạn, ngày bắt đầu làm việc, mức lương hiện tại, loại hợp đồng, và thông tin liên hệ của người ký cùng con dấu.
Thông tin liên hệ quan trọng, vì cơ quan có thể gọi xác minh. Hãy báo trước cho phòng nhân sự để họ không bất ngờ.
Người tự do và người làm nhiều nghề
Nhiều người có một công việc chính và vài nguồn thu phụ. Mỗi nguồn cần chứng từ riêng, và chỉ phần đã kê khai mới được tính.
Hãy liệt kê tất cả các nguồn ra giấy, đánh dấu nguồn nào có chứng từ đầy đủ, rồi cộng lại. Con số đó mới là con số dùng được, và nó thường nhỏ hơn tổng thu nhập thật.
Khi thu nhập vừa thay đổi
Nếu bạn vừa đổi việc với mức lương cao hơn, hồ sơ thuế của năm ngoái chưa phản ánh điều đó. Hãy nộp hợp đồng mới và bảng lương kèm giải trình.
Một số nước xét cả thu nhập hiện tại chứ không chỉ năm ngoái. Hãy hỏi rõ vì điều này có thể giúp bạn đạt ngưỡng sớm hơn một năm.
Đừng làm đẹp con số
Thu nhập là mục được đối chiếu trực tiếp với cơ quan thuế, nên nó là chỗ dễ bị phát hiện nhất trong cả hồ sơ. Một thư xác nhận lương cao hơn thực tế sẽ lộ ra ngay khi đối chiếu.
Nếu bạn chưa đạt ngưỡng, hãy dùng người đồng bảo trợ hoặc chờ thêm. Cả hai hướng đều tốt hơn nhiều so với một hồ sơ bị đánh dấu gian dối.
Chuẩn bị sớm
Xin hồ sơ thuế cho tất cả các năm cần thiết, và làm bản dịch nếu phải nộp cho cơ quan nước ngoài. Việc này mất vài tuần.
Và hãy giữ một bản lưu. Bạn sẽ cần lại bộ này cho các bước sau và cho những hồ sơ khác trong tương lai.
Hỏi đáp
Tôi mới đi làm chưa đủ một năm thì sao?
Hãy nộp hợp đồng, bảng lương và thư của công ty, kèm giải trình. Một số nước xét thu nhập hiện tại quy ra năm.
Thu nhập của tôi bằng tiền mặt thì sao?
Rất khó chứng minh nếu không kê khai. Hãy bắt đầu đưa dòng tiền qua ngân hàng và kê khai từ sớm.
Công ty không chịu viết thư xác nhận thì sao?
Hãy dùng hợp đồng lao động, bảng lương và sao kê nhận lương thay thế, kèm giải thích.
Cần nộp bao nhiêu năm hồ sơ thuế?
Tuỳ nước, thường một tới ba năm gần nhất. Hãy chuẩn bị dư một năm cho chắc.
