Lá thư yêu cầu bổ sung không phải tin xấu. Nó nghĩa là hồ sơ chưa bị từ chối và bạn đang được cho cơ hội. Cách bạn trả lời quyết định phần lớn kết quả.
Đọc kỹ câu hỏi thật sự là gì
Nhiều người đọc lướt rồi gửi những thứ mình nghĩ là cần. Kết quả là gửi rất nhiều mà vẫn thiếu đúng thứ được hỏi.
Hãy gạch ra từng yêu cầu thành một danh sách, rồi đối chiếu từng món bạn gửi với từng dòng trong danh sách đó.
Gửi đủ trong một lần
Đừng gửi trước một phần rồi bổ sung sau. Mỗi lần nhận là một vòng xử lý, và hồ sơ có thể bị kết luận trên bộ chưa đủ.
Hãy chuẩn bị trọn bộ rồi gửi một lần, kể cả khi phải xin gia hạn để làm cho đủ.
Thư giải trình đi kèm
Một trang giấy nói rõ bạn gửi những gì, tương ứng với yêu cầu nào, và giải thích ngắn gọn những điểm có thể gây khó hiểu.
Người xét có hàng trăm hồ sơ. Một thư giải trình rõ ràng giúp họ tìm thấy thứ cần tìm và giúp bạn kể được câu chuyện của mình.
Bản dịch phải chuẩn
Bản dịch sai hoặc thiếu phần là lý do phổ biến khiến giấy tờ hợp lệ bị coi là không đạt. Hãy dùng đơn vị dịch thuật có chứng nhận.
Và hãy tự đọc lại bản dịch nếu đọc được ngôn ngữ đó. Lỗi tên riêng và lỗi ngày tháng là hai lỗi hay gặp nhất.
Đánh số và sắp xếp
Đặt giấy tờ theo đúng thứ tự các yêu cầu, đánh số, và ghi nhãn từng phần. Điều này nghe nhỏ nhưng ảnh hưởng thật tới cách hồ sơ được đọc.
Một bộ hồ sơ lộn xộn khiến người xét mất thời gian và dễ kết luận là thiếu, ngay cả khi đủ.
Đừng gửi thừa
Gửi thêm hàng trăm trang không liên quan không làm hồ sơ mạnh hơn. Nó chỉ khiến thứ quan trọng bị chìm.
Hãy chọn những bằng chứng mạnh nhất, đúng vào điều được hỏi. Chất lượng thay được số lượng, còn ngược lại thì không.
Bằng chứng mới sinh sau ngày nộp
Nếu có bằng chứng phát sinh sau khi nộp hồ sơ, hãy gửi kèm với ghi chú rõ về thời điểm. Nó vẫn có giá trị.
Điều không nên làm là tạo ra bằng chứng vội vàng để lấp đúng chỗ bị hỏi. Sự dồn dập về thời gian dễ nhận ra hơn bạn nghĩ.
Tuyệt đối không tạo giấy tờ
Khi thiếu một thứ, cám dỗ lớn nhất là tạo ra nó. Đây là ranh giới không bao giờ được bước qua.
Giấy tờ giả bị phát hiện dẫn tới từ chối vĩnh viễn và có thể ảnh hưởng tới mọi hồ sơ khác trong gia đình. Thiếu bằng chứng là vấn đề có thể xử lý; gian lận thì không.
Khi thật sự không có thứ được hỏi
Hãy nói rõ là không có, giải thích vì sao, và gửi thứ thay thế gần nhất. Kèm theo bằng chứng cho thấy bạn đã cố gắng tìm.
Người xét hiểu rằng giấy tờ ở nhiều nơi bị mất hoặc không tồn tại. Điều họ cần là một lời giải thích hợp lý và trung thực.
Cách gửi cũng quan trọng
Gửi theo đúng phương thức được yêu cầu, tới đúng địa chỉ ghi trong thư. Gửi tới địa chỉ chung khi thư yêu cầu địa chỉ riêng có thể làm mất nhiều tuần.
Hãy dùng dịch vụ có theo dõi hành trình và lưu lại mã vận đơn.
Thời hạn là thật
Trả lời muộn thường dẫn tới từ chối, kể cả khi nội dung đầy đủ. Hãy gửi sớm hơn hạn ít nhất một tuần để trừ hao đường thư.
Nếu không kịp, hãy xin gia hạn trước hạn chứ đừng im lặng rồi gửi muộn.
Nhờ người quen viết thư xác nhận
Thư của bạn bè, hàng xóm, đồng nghiệp xác nhận họ biết về quan hệ của bạn là bằng chứng phụ có giá trị.
Hãy để mỗi người viết bằng lời của mình, kèm thông tin liên lạc để cơ quan có thể kiểm chứng. Nhiều thư giống hệt nhau về câu chữ thì mất tác dụng hoàn toàn.
Giữ bản sao mọi thứ
Sao lại toàn bộ những gì bạn gửi, kèm bằng chứng gửi và ngày gửi. Nếu có tranh chấp về việc đã nộp hay chưa, đây là thứ duy nhất bảo vệ bạn.
Hãy lưu cả bản điện tử. Hồ sơ có thể còn kéo dài nhiều năm và bạn sẽ cần tra lại.
Hỏi đáp
Có nên thuê luật sư cho khâu này không?
Rất nên nếu yêu cầu liên quan tới nghi ngờ về quan hệ hoặc về trung thực. Đây là khâu quyết định.
Gửi bản gốc hay bản sao?
Theo đúng yêu cầu trong thư. Nếu không nói rõ, gửi bản sao công chứng và giữ bản gốc.
Xin gia hạn có bị đánh giá xấu không?
Không, nếu xin trước hạn và có lý do chính đáng. Gửi thiếu mới là điều gây hại.
Bổ sung rồi vẫn bị hỏi tiếp thì sao?
Điều này xảy ra. Hãy trả lời vòng sau với cùng sự đầy đủ, và cân nhắc nhờ luật sư nếu chưa có.
